Die Wohnungsverwaltung (auch Mietverwaltung oder Hausverwaltung genannt) übernimmt die Verwaltung von vermieteten Wohnungen aller Art – ganz gleich, ob es sich um Wohnungen in Einfamilienhäusern, Mehrparteienhäusern, Wohnanlagen oder Eigentumswohnung handelt. In der Regel arbeitet die Wohnungsverwaltung als selbstständiges Unternehmen im Auftrag der Wohnungseigentümer. Dabei ist eine Wohnungsverwaltung nicht darauf beschränkt, nur mit einem einzelnen Eigentümer zusammenzuarbeiten – ganz im Gegenteil: Viele Eigentumsgemeinschaften beauftragen eine Wohnungsverwaltung, um insbesondere die Fragen rund um Vermietung und der Instandhaltung in einer Hand zu behalten.
Aufgaben der Wohnungsverwaltung
Die Aufgaben der Wohnungsverwaltung sind vielfältig und betreffen nahezu alle Fragen, die mit der Wohnung in Zusammenhang stehen. In der Regel werden die konkreten Aufgaben der Wohnungsverwaltung im Vertrag mit den Eigentümern der Wohnungen festgelegt.
Grundsätzlich wird dabei zwischen der kaufmännischen und der technischen Verwaltung unterschieden, wobei diese Unterscheidung in der Praxis nur in der Binnenorganisation der Wohnungsverwaltung eine Rolle spielt. Nach außen werden beide Aufgaben in der Regel durch eine Wohnungsverwaltung übernommen.
Kaufmännische Verwaltung
Zur kaufmännischen Verwaltung zählt als zentrale Aufgabe die Vermietung der Wohnungen einschließlich aller damit zusammenhängenden Aufgaben. So ist die Wohnungsverwaltung für die Einnahme der Miete zuständig und für die Anpassung der Miete aufgrund des aktuellen Mietspiegels und der Gesetzeslage verantwortlich.
Die Wohnungsverwaltung schließt die Mietverträge ab – das beinhaltet natürlich die Auswahl der Mieter und die inhaltliche Gestaltung der Mietverträge. Kommen die Mieter ihren Pflichten nicht nach, obliegt es ebenfalls der Wohnungsverwaltung ausstehende Mieten einzutreiben und disziplinarische Maßnahmen bei Verstößen gegen die Hausordnung zu verhängen. Insbesondere kann die Wohnungsverwaltung den Mietvertrag unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen kündigen.
Die Wohnungsverwaltung kümmert sich zudem um die Nebenkostenabrechnungen und ist für die Budgetplanung rund um die Mietobjekte verantwortlich. Alle anfallenden Kosten und Einnahmen aus den Mietverhältnissen werden von der Wohnungsverwaltung abgewickelt. Gewinne sind freilich an die Eigentümer abzuführen.
Technische Verwaltung
In den Bereich der technischen Verwaltung gehört als wesentliche Pflichten die Pflege und Instandhaltung der Wohnungen, der Gebäude und der Freianlagen. In der Regel überträgt die Wohnungsverwaltung diese Aufgaben an andere Dienstleister (Reinigungspersonal, Gärtner, Techniker etc.). Auch der Hausmeister ist in diesem Sinne regelmäßig ein Mitarbeiter der Wohnungsverwaltung.
Neben der Instandhaltung und Pflege kümmert sich die Wohnungsverwaltung nach Absprache mit den Eigentümern um notwendige Modernisierungen im Bestand und eventuelle Erweiterungen.
Bezahlung
Die Wohnungsverwaltungen werden auf Basis eines vereinbarten Honorars für ihre Dienste entlohnt. Die Höhe dieses Honorars ergibt sich in der Regel aus der Anzahl der Wohnungen, die vermietet werden. Da auch Leerstand verwaltet werden muss, werden leer stehende Wohnungen besonders berücksichtigt.
Die Tätigkeit als Wohnungsverwalter kann freiberuflich ausgeübt werden. Erst größere Verwaltungen mit mehr als 1.000 Wohnungen werden in der Regel als gewerbliche Unternehmen eingestuft und unterliegen damit der Gewerbesteuerpflicht.
Die Kosten für die Wohnungsverwaltung muss der Eigentümer tragen – diese Kosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Qualifikation
In Deutschland besteht keine gesetzliche Vorschrift darüber, welche Ausbildung vorhanden sein muss, um als Wohnungsverwalter tätig zu sein. Die Berufsbezeichnung als solche ist nicht geschützt. Das heißt, jeder darf sich – ungeachtet von einer Qualifikation – Wohnungsverwalter nennen und die Tätigkeit der Wohnungsverwaltung übernehmen.
Selbstverständlich achten vor allem große Wohnungsverwaltungen auf die Qualifikation ihrer Mitarbeiter. Seit 1994 gibt es den Ausbildungsgang zum Immobilienkaufmann bzw. Immobilienkauffrau. An eigenen Hochschulen kann im Rahmen der Betriebswirtschaft der besondere Schwerpunkt Grundstücks- und Wohnungswirtschaft gelegt werden, die zur Tätigkeit als Wohnungsverwalter qualifizieren.